Vòng quay thần tốc PDCA – 鬼速 PDCA

Vòng quay thần tốc PDCA

鬼速 PDCA

Tóm tắt nội dung

Cuốn sách giới thiệu về một công cụ thực hiện, quản lý công việc PDCA. Đây là một công cụ được sử dụng rất phổ biến ở các công ty của Nhật. Vòng tròn PDCA lần lượt là các chữ cái đầu của 4 chữ:

  • Plan: Lên kế hoạch (tìm kiếm vấn đề, đưa ra giải pháp, xác định mục tiêu, )
  • Do: Thực hiện các giải pháp
  • Check: Kiểm tra kết quả đạt được (so sánh với mục tiêu ban đầu)
  • Action: Xem xét các vấn đề tồn đọng và đưa ra hướng giải quyết tiếp theo.

 

Sau khi đã thực hiện xong bước cuối Action, chúng ta sẽ lên kế hoạch (Plan) cho vòng quay tiếp theo để giải quyết các vấn đề còn lại, vấn đề nảy sinh, hoặc vấn đề khó hơn. Nếu thực hiện như vậy thì vòng quay sẽ không có điểm dừng và nhờ đó, công việc được tiến hành trôi chảy hơn, chất lượng công việc cao hơn và kết thúc đúng kỳ hạn.

 

Thoạt nhìn chắc ai cũng thấy đây là một công cụ khá đơn giản và dễ sử dụng. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào cách sử dụng và khả năng duy trì mà thành quả mang lại sẽ khác nhau. Trong cuốn sách ngoài những định nghĩa đơn giản giải thích về công cụ, tác giả còn đưa kèm rất nhiều kinh nghiệm của mình về quá trình áp dụng đối với việc học tiếng Anh và công việc. Mỗi bước thực hiện sẽ có những ví dụ cụ thể đi kèm. Điểm khác biệt mà tác giả muốn nhấn mạnh ở cuốn sách mà là tốc độ, tức là quay vòng càng nhanh thì càng tạo ra nhiều thành quả. Ngoài ra, tác giả có chia sẻ các mẫu check sheet đã và đang áp dụng để quản lý công việc hiện tại.

 

Bài học rút ra và tính ứng dụng

– Rất nhiều người hiện vẫn đang làm việc theo bản năng, không có kế hoạch cụ thể (Plan). Vì thế công việc luôn trì trệ nhưng bản thân cũng không nhận ra. Cuốn sách giới thiệu cách lên kế hoạch với những mục tiêu cụ thể (là những con số) để mỗi người đều có khả năng đánh giá khả năng thực hiện hoặc mức độ hoàn thành.

– Không nhiều người có thói quen nhìn lại những gì mình đã làm, đã thất bại, đã từ bỏ (chỉ làm tới bước Do). Đây là một công cụ hữu ích để người sử dụng có cơ hội đánh giá lại công việc và bản thân (Check và Action). Khi đã phát hiện được nguyên do thất bại thì có thể đưa ra các giải pháp để thực hiện tốt hơn trong lần tiếp theo.

– Cuốn sách được viết với mục đích có thể ứng dụng ngay trong cuộc sống và công việc. Ví dụ có thể áp dụng được ngay là lên kế hoạch học tiếng Anh (một công việc khó khăn với rất nhiều người).

 

 

Mục lục

Lời mở đầu

Chương 1: PDCA giống như một nền tảng cho sự tiến bộ

PDCA là công cụ tuyệt vời nhất trong kinh doanh

PDCA cũng quyết định giá trị của người lãnh đạo và doanh nghiệp

6 điều hiểu nhầm về PDCA

  1. Nghĩ đây là một công cụ đơn giản
  2. Nghĩ đây là một công cụ để quản lý
  3. Nghĩ thất bại là do chưa thực hiện triệt để công đoạn Check
  4. Nghĩ đây là nền tảng để giải quyết vấn đề
  5. Nghĩ chỉ cần kaizen thì coi như kết thúc
  6. Chỉ áp dụng khi gặp những vấn đề lớn

Hãy ý thức về tỷ lệ của PDCA

Vòng quay thần tốc PDCA được ứng dụng khi còn làm tại công ty chứng khoán

Mọi thứ trở nên thoải mái hơn khi công việc tiến triển tốt

PDCA và mối quan hệ giữa “con gà” và “quả trứng”

Vòng quay thần tốc PDCA là gì?

Chương 2: Lên kế hoạch (Sơ cấp): “kế hoạch” được tạo ra từ khoảng chênh lệch

Kế hoạch cân bằng giữa độ thận trọng và độ can đảm

Bước 1: Định lượng hoá mục tiêu (Thiết lập KGI: Key Goal Indicator)

  1. Quyết định kỳ hạn
  2. Định lượng hoá
  3. Cụ thể hoá mục tiêu

Bước 2: Tìm ra khoảng chênh lệch tại hiện trạng

Bước 3: Suy nghĩ vấn đề làm tồn tại khoảng chênh lệch

Bước 4: Chọn ra 3 vấn đề và đánh thứ tự ưu tiên

  1. Hiệu quả
  2. Thời gian
  3. Mức độ thoải mái

Điểm gợi ý khi đánh thứ tự ưu tiên

Bước 5: Số trị hoá các vấn đề

Bước 6: Suy nghĩ phương án giải quyết để đạt được số trị đã đề ra

Bước 7: Đánh thứ tự ưu tiên cho các phương án giải quyết

Bước 8: Trực quan hoá kế hoạch

Xác nhận lại vòng quay PDCA lớn

Đôi khi thử xoá bỏ rảo cản trong suy nghĩ

Chương 3: Lên kế hoạch (ứng dụng): Nâng cao độ chính xác của giả thiết

Tốc độ và độ xâu của vòng quay PDCA được quyết định bởi cây Logic

Ưu điểm của cây logic:

  1. Phòng tránh lọt vấn đề
  2. Dễ phát hiện điểm nút thắt cổ chai
  3. Dễ số trị hoá
  4. Có thể cảm thấy khả năng thực hiện bất kể mục tiêu nào
  5. Quay vòng PDCA nhanh hơn

POINT 1: Phân tích sau khi nâng cao độ trừu tượng

POINT 2: Đào xâu tới bước 5

POINT 3: Triệt để thực hiện MECE tại bước 1

POINT 4: Loại bỏ các công đoạn

POINT 5: Loại bỏ vấn đề đơn giản bằng hai yếu tố “Chất và Lượng”

POINT 6: Văn bản hoá vấn đề

POINT 7: Sử dụng bản đồ tư duy

Chương 4: Thực hiện (sơ cấp): Năng lực thực hiện tới cùng

Sự khác biệt giữa phương án thực hiện, DO và TO DO

Phương án thực hiện đã được cụ thể hoá hay còn trừu tượng

DO hoàn thành ngay và DO kế tục

Mẹo để quản lý DO

Giới thiệu phần mềm để quản lý DO

Chia sẻ DO

Sử dụng linh hoạt giấy nhớ

Chương 5: Thực hiện (ứng dụng): Làm việc với tốc độ thần tốc bằng cách quản lý thời gian

Tại sao bạn luôn cảm thấy bận rộn?

3 nguyên tắc quản lý thời gian

Vứt bỏ công việc tồn kho

Sử dụng ma trận “Quan trọng/ Khẩn cấp” để “thay thế”

Xem lại thói quen để “rút ngắn thời gian”

Phương pháp thực hiện trên khu vực “Quan trọng/Không khẩn cấp”

Chương 6: Việc “Nhìn lại” sẽ hữu ích cho việc lên kế hoạch chính xác và thực hiện

2 trường hợp thất bại khi kiểm chứng

Bước 1: Xác nhận tỷ lệ hoàn thành KGI (Key Goal Indicator)

Bước 2: Xác nhận tỷ lệ hoàn thành KPI (Key Performance Indicator)

Bước 3: Xác nhận tỷ lệ hoàn thành KDI (Key Do Indicator)

Bước 4: Tìm kiếm nguyên nhân không thể hoàn thành kế hoạch

Bước 5: Tìm kiếm nguyên nhân hoàn thành kế hoạch

Mối quan hệ giữa tốc độ và độ chính xác kiểm chứng

Nếu có “nhận ra” điều gì thì chỉ có thể ở giai đoạn C (check)

Dẫu suy nghĩ chưa hết nước dẫn đến thất bại cũng không thành vấn đề

Chương 7: Điều chỉnh: “trưởng thành” và “kaizen” dựa trên kết quả kiểm chứng

Lý do chúng ta cảm thấy ADJUST khó hiểu

(tác giả sử dụng ADJUST thay cho ACTION)

Bước 1: Suy nghĩ phương án điều chỉnh dựa trên kêt quả kiểm chứng

Bước 2: Đánh thứ tự ưu tiên và rút gọn phương án điều chỉnh

Bước 3: Kết nối với vòng quay kế tiếp

Những sai lầm thường xảy ra khi kiểm chứng và điều chỉnh

Chương 8: Áp dụng vòng quay thần tốc PDCA cho hoạt động nhóm

Những điều kiện để quay vòng thần tốc PDCA

Giải quyết vấn đề chớp nhoáng với “cuộc họp giữa tuần”

Hiển thị hoá tiến độ công việc với “bản quản lý tiến độ thần tốc”

Tích luỹ hiểu biết với “bảng tôi đã nhận ra điều này”

Tổ chức thảo luận về PDCA

Đào tạo cho nhân viên mới về vòng quay thần tốc PDCA

Lời kết

Phụ lục

Công cụ vòng quay thần tốc PDCA

Ví dụ thực thiện PDCA trong 10 phút

Thông tin về tác giả

Tác giả Kazumasa Tomita hiện là CEO của công ty ZUU.

Ông xuất thân tại tỉnh Kanagawa và từng tốt nghiệp trường đại học Itotsubashi (một trong những trường hàng đầu của Nhật Bản). Trong thời gian học đại học ông đã từng khởi nghiệp trong lĩnh vực IT. Sau khi tốt nghiệp, ông vào làm việc tại công ty chứng khoán Nomura và từng xác lập nhiều kỳ tích trong kinh doanh. Vài năm sau, ông được cử đi du học tại trường kinh doanh ở Singapo rồi đảm nhiệm công việc chiến lược kinh doanh khu vực ASEAN. Đến năm 2013, ông sáng lập công ty ZUU với sứ mệnh “xây dựng một thế giới mà ai cũng có thể toàn lực thử sức thực hiện ước mơ của mình”. Hiện nay, công ty ZUU đang thu hút được sự quan tâm nhờ sự thành công của trang web về tiền tệ và truyền thông ZUU online với khoảng 25 triệu người sử dụng hàng tháng; và công cụ phán đoán đầu tư ZUU Signals. Nhờ sự thành công này công ty ZUU đã nhận được 5 triệu USD từ các nhà đầu tư từ thung lũng Silicon và nhận giải thưởng “Red Herring Asia Top 100 Winner” (giải thưởng mà Facebook và Google cũng đã từng nhận trước đó).

Leave a Reply

Your email address will not be published.